מדריך למעקב אחר שינויים במסמך Word
כתב את המדריך: משה לוי.
עודכן ב30.12.07
עדכון אחרון ב-15.06.10
1. הקדמה
מעקב אחר שינויים דרוש, כאשר קיים צורך לשלוח מסמך לתיקון,
ועם זאת, שתהיה לשולח היכולת לראות בדיוק כל מה שתוקן,
וכן שתהיה לו הבחירה אם לקבל או לדחות את התיקון.
פונקציה זו קיימת בכל גירסאות וורד.
2. הסבר
בתחתית מסך הוורד (באותה שורה שבה מופיע מספר העמודים),
ישנם באמצע ארבעה מלבנים ובכל אחד שלוש אותיות באנגלית
שנראות במצב כבוי ואלו הם:
OVR, EXT, TRK, REC
ראה תמונה:
לחיצה כפולה על TRK מפעילה את המעקב אחר שינויים, לחיצה כפולה נוספת עליו מכבה אותו.
כמו-כן ניתן להפעיל זאת דרך תפריט כלים => עקוב אחר שינויים => הארת שינויים.
כמתואר בתמונה הבאה
במידה ותבחרו להפעיל דרך התפריט יתקבל החלון הבא:
יש לסמן וי בשתי השורות הראשונות, בשורה השלישית יש לסמן וי רק אם רוצים להדפיס את המסמך עם הערות השינוי.
כמו-כן בלחיצה על לחצן אפשרויות, ניתן לשנות את האופן בו יוצגו השינויים, כלומר צבע אחר קוים וכו'
בהעדר קביעה אחרת, ברירת המחדל היא צביעה באדום וקו תחתון עבור מילים שנוספו למסמך, וצביעה באדום עם קו חוצה עבור מילים שנמחקו מהמסמך.
מרגע שהופעל המעקב, כל שינוי שנעשה במסמך המקורי ירשם בצד שמאל (תלוי בגירסת הוורד) יש גירסאות שכתוב תאור השינוי, ויש גירסאות שרק מופיע קו אנכי.
בכל מקרה ניתן לראות את מהות השינוי שבוצע ע"י הצבת
הסמן על השינוי למשך שתי שניות.
ראה תמונה:
וכעת איך מזהים מה שונה ומה לא:
נניח שיש מילה שאנו רוצים למחוק, כאשר אנו מוחקים אותה, מה שקורה זה שהיא לא באמת נמחקת, אלא נמתח עליה קו אדום, והיא בעצמה נצבעת באדום. אם נציב עליה את הסמן לאחר מכן, נקבל הערה האומרת כי המילה הזו נמחקה (כפי שתואר בתמונה קודמת).
כאשר
המסמך חוזר לשולח למטרת אישור התיקונים, הוא יכול לראות את המילה, וכן את
העובדה שהעורך ביקש למחוק אותה (היא אדומה ויש עליה קו), וכך ע"י הצבת
הסמן על הכיתוב האדום, ולחיצה על לחצן ימין נפתח חלון ובו יש את שתי
האפשרויות, לקבל את
השינוי המוצע, או
לדחות את השינוי המוצע, ראה תמונה:
במידה והבודק יאשר את השינוי (במקרה זה מחיקת מילה) המילה תיעלם.
במידה וידחה את השינוי יעלם הצבע האדום והקו החוצה, והמילה תחזור למצבה המקורי.
במידה ויבחר באפשרות "קבלה או דחייה של שינויים", תוכל לבצע פעולות מתקדמות, כמו אישור גורף (או דחייה) של כל השינויים יחד, חיפוש שינוי ספציפי, מעבר משינוי לשינוי, וכד'.
דוגמה נוספת:
כאשר מוסיפים מילה למסמך שבו מופעל מעקב אחר שינויים, היא נוספת בצבע אדום ועם קו תחתון.
כאשר יאושר השינוי, היא תופיע בצורה רגילה, ללא צבע אדום וללא קו, במידה ולא יאושר, היא תיעלם כלא היתה.
שים לב, כאשר למשל מוחקים רווח אז מופיע הקו החוצה המסמן מחיקה, זה מאוד דומה לסימן מינוס, ויש לשים לב לכך שהעורך ביקש למחוק רווח, ולא להוסיף סימן מינוס.
בכל מקרה שהתוצאה לאחר האישור לא תיראה לך, תוכל ללחוץ על לחצן חזור ואז לבחור דחיה במקום אישור.
בהצלחה.