מדריך לקניית מדפסת לעסקים קטנים
כתב:טל וייס
תאריך פירסום:15.10.12
המהפכה הטכנולוגית לא פסחה גם על שוק המדפסות.
אם בעבר ההבדל הגדול היה בין מדפסות שחור לבן למדפסות צבעוניות, היום
קיימות מדפסות דיו, לייזר, LED ובנוסף גם מכשירים שמשלבים בין מדפסות לבין
סורקים מתקדמים.
לכן חשוב לדעת לבחור את המדפסת שתענה בצורה הטובה ביותר על הצרכים של מקום העבודה שלכם.
חשבו על השאלות הבסיסיות: מהו התקציב שלכם
למדפסת, מה היקף ההדפסה הממוצע היומי במשרד וכיו"ב..
זול עכשיו יקר אחר כך
הרבה אנשים מעדיפים ישר ללכת ולקנות את המדפסת הכי זולה שהם יכולים למצוא.
בעוד שמדובר בפתרון אפשרי, ייתכן שלטווח הארוך
בחירה במדפסת הזולה ביותר עלולה לעלות לכם הרבה כסף.
מדפסות זולות מאוד עובדות על העיקרון הבא: ככל שהמחיר של המדפסת יותר זול, כך המחיר של החלפת מחסנית דיו יהיה יותר יקר.
כך שאם תחשבו את המחיר שתשלמו על המדפסת
והדיו לאורך שנה לדוגמה, תגלו שהמדפסת הזולה עלתה לכם יותר כסף ממדפסת יקרה יותר.
אם העסק שלכם ממעיט להדפיס ייתכן ובחירה במדפסת הזולה ביותר הזאת אכן מתאימה עבורכם.
בכל מקרה, תמיד עדיף לבדוק מראש מה
מחיר החלפת מחסנית דיו, כדי להימנע מהפתעות לא נעימות אחרי הקנייה.
דיו, לייזר או LED –
בוחרים סוג מדפסת
כיום יותר קל לבחור את סוג הטכנולוגיה של
המדפסת, מכיוון שההבדלים במהירות, ובאיכות ההדפסה פחות גדולים מבעבר.
אם אתם מדפיסים בעיקר מסמכים פשוטים
ומעטפות בלי גרפיקה מיוחדת מעבר ללוגו החברה מדפסת לייזר מונוכרומטית או מדפסת LED יכולה לשרת את העסק שלכם היטב.
מדפסות הזרקת דיו צבעוניות טובות אם העסק שלכם מדפיס בעיקר תמונות או מסמכים עשירים בגרפיקה.
בנוסף, לחלק ממדפסות הזרקת הדיו קיימת אפשרות להדפיס על מספר מדיות שונה(לדוגמת הדפסה על דיסקים לדוגמה).
אך
כמובן שמדפסות אלה לעיתים יקרות יותר וכך גם מחירי החלפת הטיונר שלהם.
מתאימים את המדפסת
למשרד
רצוי לחשוב מראש כמה קשה אתם הולכים להעביד את המדפסת שלכם מדי יום.
האם אתם מדפיסים מספר דפים בודד, או אולי עשרות או מאות דפים מדי יום?
שאלה נוספת שחשוב לשאול הוא מי מדפיס את המסמכים?
האם אתם לבד במשרד, או האם יש הרבה עובדים שיצטרכו להדפיס גם הם?
תשובות לשאלות אלה יעזרו לכם להבין איזה תכונות נוספות רצוי
שיהיו במדפסת שלכם, לדוגמת חיבור רשת, שיאפשר להדפיס מכל מחשב במשרד.
אם אתם בעלי עסק קטן ורק אתם תשתמשו במדפסת תוכלו לבחור מדפסת ביתית טובה, שתוכל למלא את התפקיד של מדפסת משרדית.
אמנם ככל
הנראה לא יהיו לה אפשרויות מתקדמות כמו הדפסה בשני צדדי הנייר, אך רוב הסיכויים
שלא תזדקקו לאופציות כאלה.
במשרדים גדולים יותר רצוי לבחור במדפסות ייעודיות למשרד.
מדפסות אלה באות בדרך כלל עם חיבור מובנה להדפסה ברשת.
מהיר ועצבני – על
מהירות, שטח אחסון וזיכרון
גורם נוסף ששווה להתייחס אליו בבחירת המדפסת הוא מהירות ההדפסה.
מדפסות ביתיות פשוטות מדפיסות לרוב פחות מ-20 עמודים לדקה.
רוב המדפסות המשרדיות מדפיסות בין 20-40 דפים לדקה.
זהו הטווח המומלץ לרוב העסקים, אלא אם כן במקום העבודה אצלכם קיים צורך ממשי להדפסה מהירה מאוד ובכמויות גדולות.
לצורך זה, קיימות מדפסות שמדפיסות יותר מ-40 עמודים בדקה, והם כמובן יקרות
יותר מהמדפסות המשרדיות הרגילות.
חשוב גם לבדוק כמה דפים נכנסים לתוך המדפסת לפני שצריך למלא מחדש את מגש הנייר.
עוד נקודה חשובה נוגעת לזיכרון של המדפסת.
הזיכרון חשוב בעיקר במידה ומספר אנשים שולחים עבודות להדפסה ממחשבים שונים, ככל
שיש יותר זיכרון כך המדפסת יכולה להדפיס את כל העבודות שנשלחו מבלי להיתקע.
מדפסת
"רגילה" או "הכל באחד"
כמו שהטלפון הנייד שלנו מזמן לא משמש רק כדי שנוכל לבצע שיחות, היום גם המדפסת עושה הרבה יותר מלהדפיס.
ישנם מדפסות שכוללות
בתוכם גם סורק, פקס, אפשרות לשלוח מסמכים באמצעות אימייל ועוד הרבה אפשרויות
מתקדמות.
בעוד שהאופציה לבחור במדפסת שעושה את כל עבודות המשרד נשמעת מפתה, במשרד עמוס במיוחד בחירה במדפסת כזאת יכולה לגרום לזמני המתנה ארוכים בקרב העובדים.
לדוגמה - אם עובד התחיל לסרוק מסמך של עשרות עמודים, בשעה ששאר האנשים מחכים להדפסות שלהם.
ייתכן ועדיף לקנות סורק ייעודי למשרד,
ולהשאיר למדפסת לעשות את מה שהיא יודעת לעשות הכי טוב – להדפיס.
דיו – הזהב השחור
החדש
בעוד שאת המדפסת המשרדית אתם תקנו רק פעם אחת, מחסניות דיו צריך לקנות כל כמה זמן.
לכן חשוב מאוד לבדוק את מחירי המחסניות של הדיו לפני קניית המדפסת.
כלל ברזל טוב אומר שיש קשר הפוך בין מחיר המדפסת למחיר
מחסנית הדיו שלה.
בנוסף לבדיקת מחיר המחסנית, רצוי לבדוק כמה עמודים ניתן להדפיס עם מחסנית דיו שלמה.
נתון זה מופיע ברוב האתרים של חברות
המדפסות.
טיפ נוסף – חלק מהמדפסות(בעיקר הזולות יותר) מגיעות עם מחסנית דיו קטנה יותר בכוונה, זאת כדאי שמהר מאוד ייגמר לכם הדיו ותצטרכו לקנות את המחסנית המלאה.
דאגו לבדוק איזה מחסנית דיו אתם מקבלים עם המדפסת
שלכם.
לסיכום, אם תעריכו נכון את הצרכים המדוייקים של מקום העבודה שלכם, תוכלו למצוא בקלות יחסית מדפסת שתשרת את העסק שלכם נאמנה, מבלי לחרוג מהתקציב אותו קבעתם.
בהצלחה.
תודה לראש דיו
***